Säilytä riittävästi todisteita, jotta sekä kaupankäyntitoiminta että verokohtelu voidaan rekonstruoida. Pelkkä alustan vuosittainen P&L voi jättää pois hankintamenon oikaisut, muut tilit ja välittäjän ulkopuolella saadut maksut.

Tämä tarkistuslista koskee Yhdysvaltain veroilmoituksen valmistelua. Varmista säilytys- ja raportointivaatimukset minkä tahansa muun asiaan liittyvän lainkäyttöalueen osalta.

Kaupankäynti- ja tilitiedot

Tallenna täydelliset tapahtumien vientitiedostot, kuukausi- ja vuositiliotteet, hankintapäivät, erien tunnistetiedot, määrät, luovutushinnat, välityspalkkiot ja oikaistun hankintamenon tiedot. Säilytä yhtiötapahtumat, siirrot ja korjatut tietolomakkeet.

Täsmäytä alkupositiot, tapahtumat ja loppupositiot. Jos tuonnissa jää puuttumaan hankintameno, selvitä puuttuva historia sen sijaan, että hyväksyt ohjelmiston oletusarvon. Wash sale -sääntöjen vuorovaikutukset voivat edellyttää tietoja useammalta kuin yhdeltä tililtä. IRS:n julkaisu 550

Prop-yritysten maksut

Säilytä sopimus, maksajan henkilöllisyys, palkkion laskenta, hyväksyntä, bruttomäärä, vähennykset ja todellinen pankkitosite. Säilytä arviointi-, resetointi- ja aktivointikuitit erillään maksuista. Simuloitu tilihistoria selittää ohjelman suorituskykyä, mutta sitä ei pidä sekoittaa henkilökohtaiseen välittäjän verotiliotteeseen.

Kirjaa valuutat ja raportoinnissa käytetty muuntomenetelmä. Säilytä alkuperäiset määrät sekä lasketut raportointivaluutan arvot.

Kulujen todisteet

Tallenna jokaisesta mahdollisesti merkityksellisestä kustannuksesta päivämäärä, toimittaja, määrä, lasku, liiketoiminnallinen tarkoitus ja mahdollinen yksityiskäytön osuus. Laitteistotietoihin tulee sisältyä, milloin laitteisto otettiin käyttöön. Kurssitietojen tulee kuvata, mitä opetettiin ja miten se liittyy toimintaan.

Kuitti ei todista vähennystä. Säilytä neuvonantajan luokittelu tai oma perustelusi tiedon yhteydessä sen sijaan, että nimeäisit jokaisen kulun uudelleen ”vähennyskelpoiseksi”.

Valinnat ja ilmoituksen todisteet

Säilytä valintailmoitukset, ilmoituksen vahvistukset, laskentamenetelmälomakkeet ja veroilmoitukset, joihin ne liittyvät. Säilytä asiakirjat, jotka yksilöivät sijoitusarvopaperit, erillään liiketoiminnan kaupankäyntipositioista silloin, kun se on merkityksellistä. IRS:n aihe 429

Tietolomakkeet ja yksityiskohtaiset raportointivaatimukset vaihtelevat tapahtumittain. Älä oleta, että jokaisen treidaajan on ilmoitettava jokainen erä lomakkeella 8949: sovellettavat poikkeukset, yhteenvedot ja muut lomakkeet edellyttävät oikeita ohjeita.

Kuinka kauan tiedot on säilytettävä

IRS:n säilytysaika riippuu siitä, mitä asiakirja tukee. Jotkin tilanteet edellyttävät yleistä ajanjaksoa pidempää säilytysaikaa; omaisuuden hankintamenon tiedot voivat olla tarpeen luovutukseen ja sitä seuraavaan vanhentumisaikaan asti. Siirrettävät erät voivat edellyttää tukitietoja niiden syntymävuotta pidemmältä ajalta. Noudata IRS:n säilytysohjetta, älä yleistä ”poista kolmen vuoden jälkeen” -käytäntöä.

Usein kysytyt kysymykset

Entä jos palveluntarjoaja ei anna verolomaketta?

Säilytä oma tiliotteesi ja maksujen jäljitysketju. Lomakkeen puuttuminen ei osoita, ettei mitään tarvitsisi ilmoittaa.

Riittääkö kaupankäyntipäiväkirja?

Se auttaa selittämään päätöksiä, mutta ei välttämättä sisällä täydellisiä hankintameno-, maksu- ja veronoikaisutietoja, joita ilmoituksen tekeminen edellyttää.

Pitääkö alkuperäinen tiliote korvata korjatulla?

Säilytä molemmat selkeästi merkittyinä, jotta muutokset pysyvät jäljitettävissä. Täsmäytä korjaus jätettyyn veroilmoitukseen.

Riskivastuuvapauslauseke: Kaupankäyntiin liittyy merkittävä tappioriski. Aiempi tuotto ei ole osoitus tulevista tuloksista. Katso täysi riskivastuuvapauslausekkeemme.